Aby skutecznie zarządzać zadaniami związanymi z drukowaniem w biurze, ważne jest, aby nadawać priorytety zadaniom związanym z drukowaniem i utrzymywać system zarządzania drukiem w porządku. Może to pomóc uniknąć typowych błędów, takich jak drukowanie niepotrzebnych dokumentów i marnowanie tonera lub atramentu. Aby to zrobić, zacznij od drukowania tylko tego, czego potrzebujesz. Następnie należy zastosować cyfrowy system archiwizacji i przeszkolić pracowników w zakresie prawidłowych technik drukowania. Wreszcie, używaj kolorowych kodów i etykiet oraz kupuj wysokiej jakości sprzęt, aby efektywniej zarządzać zadaniami związanymi z drukowaniem w biurze.
Przeszkol swoich pracowników
Może to zabrzmi dziwnie, ale wiele osób nie wie, jak prawidłowo korzystać z drukarek w swoich biurach. Może to prowadzić do marnowania papieru, tonera i tuszu. Może również powodować, że drukowane dokumenty są niechlujne i nieczytelne. Jeśli Twoi pracownicy nie są pewni, jak korzystać z urządzeń biurowych, ryzykujesz błędne wydruki, zacięcia papieru i inne problemy, które mogą zmarnować Twój czas i pieniądze. Jednym z rozwiązań jest oferowanie szkoleń w zakresie prawidłowego korzystania z drukarek biurowych. Jeśli zauważysz, że pracownicy popełniają błędy w drukowaniu, zaoferuj szkolenie. Poświęcenie przez pracowników kilku minut na naukę podstaw drukowania może zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy w dłuższej perspektywie.
Nie drukuj do PDF
Jeśli tworzysz dokument, który ma być wydrukowany i przechowywany, nie drukuj go w formacie PDF. Robienie tego odbiera wiele korzyści płynących z drukowania. Na przykład, drukowane dokumenty mogą być łatwo przeszukiwane, ale PDF nie może. Ponadto, materiały drukowane mogą być przekazywane wielu osobom, ale pliki PDF są często zaszyfrowane i zablokowane dla jednej osoby. Jeśli naprawdę potrzebujesz formatu cyfrowego, spróbuj zamiast tego napisać swój dokument na maszynie. Możesz zawrzeć w nim całe potrzebne formatowanie, oszczędzając jednocześnie papier i toner.
Wykorzystaj kodowanie kolorami i etykiety
Jeśli drukujesz dużo dokumentów, pomocne może być rozważenie kodowania kolorami swoich materiałów drukowanych. Pomoże to lepiej zorganizować dokumenty i szybko je znaleźć w razie potrzeby. Na przykład, jeśli masz dużo dokumentów związanych z marketingiem, możesz użyć koloru różowego dla tej kategorii. Używanie kodów kolorystycznych może pomóc w szybkim znalezieniu określonych dokumentów i utrzymaniu biurka (i systemu segregacji) w lepszej organizacji. Jako dodatkowy bonus, może to pomóc pracownikom w utrzymaniu ich dokumentów w porządku, jak również. Może to pomóc w zapobieganiu błędnym plikom i ułatwić wszystkim znalezienie potrzebnych dokumentów.
Kupuj sprzęt wysokiej jakości
Nowe drukarki są tanie i mogą być pomocnym narzędziem dla małych firm. Jednak jeśli kupisz najtańszą drukarkę na rynku, prawdopodobnie będziesz żałował tego zakupu. Tanie drukarki częściej się psują i mogą zmarnować Twój czas i pieniądze. Dobrym pomysłem jest wydanie nieco więcej na drukarkę wysokiej jakości. Te urządzenia są zaprojektowane tak, aby działać dłużej, zużywać mniej energii i unikać zacięć papieru. Są one również łatwiejsze w obsłudze, co może pomóc pracownikom uniknąć błędów w druku. W niektórych przypadkach zakup lepszej drukarki może faktycznie zaoszczędzić pieniądze w dłuższej perspektywie, ponieważ zużywa mniej energii, a części psują się rzadziej.
- Admin
